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導(dǎo)語
管理就是兩件事，降低成本、提高效率。
——彼得·德魯克
對于教育培訓(xùn)機構(gòu)來說，提升機構(gòu)工作效率是增強機構(gòu)核心競爭力的重要法寶。如何能提高工作效率？讓我們來看看世界頂尖的公司谷歌關(guān)于辦公室工作的一些思考和建議。
01一次就結(jié)束
谷歌為了取得 10 倍的成果 ， 「 現(xiàn)在做 」 和 「 現(xiàn)在不做的話那要等到什么時候做 」 的意識非常強 。
「 現(xiàn)在立刻做 」 不等于急著做或者是不考慮優(yōu)先順序只做眼前的事情，而是在考慮現(xiàn)狀的情況下，絕對不將工作任務(wù)延后。
在 Google 中遇到問題時，都是：
【如果現(xiàn)在有必要的話，現(xiàn)在就聯(lián)系】
【如果現(xiàn)在應(yīng)該決定的話，現(xiàn)在就決定】
這是讓工作沒有停頓順利進行和完成的關(guān)鍵。特別是開會時一定要做出決定，千萬不要因為無法當(dāng)場得出答案就放到以后。
要是因為各種原因暫時無法推進，也一定要給「做出決定」規(guī)定期限。
在工作中要是一個人解決不了，可以考慮跟其它人配合行動，立刻向上級匯報。
02不知道應(yīng)該怎樣做才好要如何行動？
在這種情況下我們?nèi)匀荒軌蜃龅揭韵氯c。
1.將「知道的內(nèi)容」和「不知道的內(nèi)容」區(qū)分開
首先就是將自己「知道的內(nèi)容」和「不知道的內(nèi)容」區(qū)分開，然后從「知道的內(nèi)容」開始處理。只要打開一個突破口，接下來就會像多米諾骨牌一樣，連之前「不知道的內(nèi)容」也變得能夠處理了。
2.提出問題
在對雜亂無章的「不知道的內(nèi)容」進行整理時，「提問」必不可少。
在不知道原因與結(jié)果的時候，適當(dāng)?shù)靥岢觥甘裁词亲畋举|(zhì)的問題」「究竟發(fā)生了什么」之類的問題并逐漸推進解決問題的進程非常重要。
3、留出時間
遇到不知道該怎么處理的問題的時候，不妨放下問題稍微休息一下，或者出去散散步，給自己點時間放松一下也是一個解決問題的辦法。
思考這個問題，也應(yīng)該從能解決的部分開始，至于其他的部分只要明確問題所在就好。留出時間
03直接見面最有效率！
郵件無法實現(xiàn)完美的溝通和交流，還會拖慢工作的節(jié)奏。
有時候來來回回發(fā)好幾次郵件也沒搞清楚對方的意圖，雙方遲遲無法達成一致。這種情況下直接見面是最好的解決辦法。
最方便的方法就是視頻通話，直接溝通。
04給「盡快」規(guī)定一個期限
在大家的工作之中一定有很多「沒有期限的工作」。
有時候工作不能當(dāng)場做完，很多人都習(xí)慣用「盡快做完」為借口將工作延后。
但「盡快做完」會帶來怎樣的后果呢？這個工作會一直留在你的思緒之中，讓你無法集中精力去做其他的工作。
可以采用「規(guī)定期限，集中精神」的工作方法。哪怕是創(chuàng)意性的工作也同樣需要明確時間和期限。
如果不規(guī)定一個期限，工作就很容易停滯不前。只有時刻意識到工作的期限，最終才能夠取得更好的結(jié)果。
05不要把時間浪費在選擇衣服上
不在多余的事情上浪費精力，將注意力都集中在工作上，這樣可以更快地完成工作，將余下來的時間用在其他有意義的事情上。
史蒂夫·喬布斯就總是穿著同樣的衣服出席發(fā)布會，你可以提前把下一周的服裝搭配都準備好，在不同場景穿什么衣服，前一晚提前準備好，而不是第二天早上現(xiàn)準備。
只要仔細地觀察一下就會發(fā)現(xiàn)在日常生活中存在著許多被浪費掉的時間。如果能夠?qū)⑦@些時間利用起來，那么不管是工作還是生活，效率都將大幅提高。
06創(chuàng)意思維的集體智慧
在對大家提出的創(chuàng)意進行篩選并決定最終方案的時候，接下來大家就一邊看著這些線索卡，一邊對各種組合模式進行思考。線索卡可以散亂地掛在墻壁上，也可以隨意地鋪在地面上，只要便于大家觀看即可。如果能夠?qū)h室內(nèi)的桌子和椅子都清理出去，創(chuàng)建一個可以自由移動的空間則效果更佳。
「將這兩個物品組合在一起，就能夠誕生這樣的新商品」「如果有一個這樣的服務(wù)或許會非常方便」「似乎能夠?qū)崿F(xiàn)這樣的商業(yè)模式」，新商品、新服務(wù)、新事業(yè)、新的促銷方法和廣告設(shè)計……根據(jù)召集來的成員，思考出來的創(chuàng)意也會各不相同，總之只要將大家聚集在一起就肯定能夠想出新的創(chuàng)意。
為了提高對信息的敏感度，可以準備幾個透明的文件袋或者文件夾，然后將各種各樣的圖片、從雜志和報紙上剪下來的內(nèi)容、寫在紙上的關(guān)鍵詞等放在里面。如果沒有透明的文件袋或文件夾，用 A4 紙也可以。
腦科學(xué)和心理學(xué)家阿拉斯塔·普蘭提斯指出，人在出現(xiàn)混亂的時候腦波異常活躍，能夠連接到位于深層心理與潛意識中的信息。也就是說，通過人為地制造混亂，可以使?jié)撘庾R活性化，從而更容易思考出新的創(chuàng)意。
幾百張線索卡可以有無窮多種排列組合，而且即便是相同的排列組合，在不同人眼中也會有不同的含義。選用實體卡片可以增強視覺刺激，一邊動手排列組合一邊進行思考，人為地制造混亂迫使大腦快速思考更容易產(chǎn)生靈感。
如果有人想到自認為不錯的創(chuàng)意，就將想到的創(chuàng)意寫在白板上。大家一邊思考一邊討論，然后將創(chuàng)意篩選到兩三個。接下來根據(jù)科技發(fā)展的趨勢、行業(yè)的動態(tài)、實現(xiàn)可能性、成本等因素來進行綜合分析，最后選出一個。
有一點需要特別注意，那就是絕對不要將創(chuàng)意中的共同點總結(jié)出來。
假設(shè)在經(jīng)過第一輪篩選后剩下 10 個創(chuàng)意。如果在這個時候進入分析模式，找出這些創(chuàng)意中的共同點與規(guī)律并決定出最終方案。這種方法很容易失去【靈性】只剩平庸的共性。
07取得 10 倍成果的方法
以取得 10 倍的成果為目標(biāo)，可以避免工作停滯不前、一成不變。
因為要想取得 10 倍的成果，必須想出具有革命性的創(chuàng)意才行。而如果每年都保持同樣的工作狀態(tài)，那么別說維持現(xiàn)狀了，恐怕所能取得的成果只會越來越少。
要想取得 10 倍的成果，首先必須做的一件事就是「打破束縛自己的條條框框和固有觀念」。也就是必須用不同的規(guī)則和不同的方法來進行思考。如果繼續(xù)做和之前一樣的事情，不管你多么努力恐怕最多只能取得 2 倍的成果。
只有敢于走出自己的舒適區(qū)才能取得更大的成果。
08活用「20% 規(guī)則」
谷歌的「20% 規(guī)則」允許員工將工作時間的 20% 用在自己感興趣的事情上，谷歌新聞、Adsense（谷歌推出的針對發(fā)布商的一個互聯(lián)網(wǎng)廣告服務(wù)）以及谷歌地圖等服務(wù)就都誕生于「20% 規(guī)則」。
將工作中能學(xué)到的東西與影響力進行了整理。
在思考工作優(yōu)先順序的時候，應(yīng)該將時間優(yōu)先用在「能學(xué)到很多東西，而且影響力比較大」的工作上。而「影響力比較大，但能學(xué)到的東西很少」的工作因為有很多人愿意做，所以很容易安排出去。通過將這樣的工作安排出去，可以將自己的時間都用在「既能學(xué)到東西又有影響力」的工作上，最有效地利用時間和人力。
09用「實物」說話
因為在沒有看到實物的時候，人類的大腦很難產(chǎn)生具體的想象，可能程序員制作出來的程序和你要求的完全不同。所以最好事先做一個簡單的實物（樣品）給對方看看。
這樣可以避免雙方出現(xiàn)認識的偏差，減少返工的情況，使工作能夠順利進行。
這種方法也同樣適用于其他工作。
比如上司給你安排一項任務(wù)，在同上司確認過任務(wù)細節(jié)之后，應(yīng)該迅速地在紙上畫一個草圖向上司詢問「是這種類型的嗎」。上司或者點頭同意「沒錯，就是這種類型」，或者指出問題「這個地方不太對」，然后告訴你正確的內(nèi)容。這樣你可以把握任務(wù)的準確內(nèi)容，在工作中不會做無用功，更不會因為做錯而被迫返工，結(jié)果當(dāng)然是提高了工作的效率。
在找別人討論之前將想要討論的內(nèi)容總結(jié)在一張 A4 紙上，然后讓對方根據(jù)其中的內(nèi)容提出意見，這樣可以更快地進入下一個階段。
哪怕只是簡單地將「① 有什么原因，② 到什么時候為止，③ 想要做什么」等內(nèi)容總結(jié)出來也可以，有實物和沒實物會使后續(xù)的工作產(chǎn)生截然不同的結(jié)果。所以大家在工作中也請時刻牢記用「實物」說話。
10「上司的使用方法」
● 自己能解決的事情請自己解決。
● 不要只帶著問題來找我，同時還要帶來解決辦法。
● 遇到無法解決的問題，請告訴我你需要什么（比如需要建議、決定，還是需要我出面動用權(quán)限）。
11你的人際圈將改變你的人生
與什么樣的人交往，不管在工作上還是生活上都擁有非常重要的意義。
總是一個模樣、和過去相比完全沒有任何變化的人，幾年見一次面就足夠了。
總是在同行業(yè)的圈子中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，無法更進一步拓寬自己的人脈。
多結(jié)識一些成功人士，構(gòu)筑起自己的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，不僅可以使自己的人生變得更加豐富，對工作的發(fā)展也頗有好處。
對于初見面的人來說，只有你表現(xiàn)出熱情、平等的態(tài)度，對方才能心情舒暢地和你交流。
特別是重要人物，最好開門見山直奔主題。先設(shè)想「對方的課題 （對方有興趣的內(nèi)容）」，然后根據(jù)課題內(nèi)容提問。
以人際關(guān)系為例。對我來說，與「熟識的人」相比「新認識的人」優(yōu)先度更高，與「新認識但變化不多的人」相比「新認識并且不斷改變自己的人」優(yōu)先度更高。
在交換名片之后會立刻給對方發(fā)送信息或者郵件的人只有 1%。
發(fā)郵件不要只發(fā)禮貌性的問候郵件，這樣的郵件無法給對方留下深刻的印象，所以必須給對方提供一些有用的信息。
當(dāng)你為對方著想而采取行動時，就會自然而然地對對方產(chǎn)生尊重之情。而尊重是相互的，你尊重他人，他人也會尊重你。通過這樣的行為加深人際關(guān)系，到了關(guān)鍵時刻一定能夠派上用場。
也就是說，首先要竭盡全力給對方留下印象。因為你需要對方，但對方不一定需要你。所以要想讓對方和自己建立起聯(lián)系，必須讓對方知道和你成為朋友會有哪些好處。
12應(yīng)該學(xué)習(xí)的不是知識而是經(jīng)驗
谷歌認為「應(yīng)該學(xué)習(xí)的不是知識而是經(jīng)驗」，所以與研修相比，谷歌更重視員工相互之間的學(xué)習(xí)。
比如想學(xué)習(xí)投資相關(guān)的知識，那么首先上網(wǎng)搜索與投資基礎(chǔ)知識相關(guān)的內(nèi)容，了解一下關(guān)鍵詞，然后去找對投資十分了解的人直接詢問自己想知道的事情，這樣更有效率。而且在絕大多數(shù)情況下，通過這種方式獲取的知識就足夠了。
最高效的做法是直接向?qū)Ψ皆儐栕约含F(xiàn)在所需的知識。這樣可以更快地將知識點運用在工作上，況且自己根本沒必要掌握那些不知何時就會改變的知識。
遇到不明白的事情先「谷(bai)歌(du)」。這已經(jīng)成為當(dāng)今時代學(xué)習(xí)的基本原則。
詢問也要遵守一定的規(guī)則。不要做伸手黨。
向別人詢問的時候，一定要提出自己的假設(shè)。
比如上司讓你負責(zé)一個你從沒接觸過的項目，那么首先應(yīng)該上網(wǎng)檢索一下相關(guān)的信息，然后思考出一個大概的方法。在此基礎(chǔ)之上，找個對該項目比較熟悉的人進行詢問：「我第一次做這項工作，像這樣做可以嗎？」
對于已經(jīng)做了前期準備的人，誰都會認真地給予回答和幫助的。甚至還可以站在對方的立場上思考來提問。
13留出關(guān)閉電腦的時間
比如在召開視頻會議之前先用一分鐘左右的時間來進行冥想。在這一分鐘里，所有人都關(guān)上電腦，將注意力都集中在自己的呼吸上，安靜地坐在座位上。
閉不閉眼睛都可以，只要注意呼吸和放松身體即可。
雖然只是這樣一個非常簡單的行動，卻可以極大地改變會議的效果。因為通過正念冥想之后，所有人都可以將自己的精力集中在當(dāng)前的會議上。
將同時進行多項工作的時間與集中精力做一項工作的時間和進行重要交流的時間區(qū)分開。
當(dāng)你集中精力做一項工作時，屏幕上只顯示與之相關(guān)的內(nèi)容。比如在制作報告書的時候，電腦屏幕上只顯示相關(guān)的資料、檢索的信息以及制作報告書的軟件。
即便公司里沒有專門的休息室，但為了讓自己能夠以一個最佳的狀態(tài)進行工作，還是應(yīng)該下意識地通過小憩、吃零食和散步來放松一下。
人在處于疲憊狀態(tài)的時候判斷力會下降，如果不得不通宵工作，那么在感到困倦的時候最好睡上 5～10 分鐘，這樣工作反而會更快完成。